Oppilashuoltotyössä käsitellään monia oppilasta ja hänen perhettään koskevia tietoja, jotka ovat lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä¹⁶ . Salassapidolla tarkoitetaan asiakirjan pitämistä salassa ja kieltoa ilmaista tieto suullisesti eli vaitiolovelvollisuutta sekä kieltoa käyttää salaista tietoa omaksi eduksi tai toisen vahingoksi. Salassa pidettäviä ovat muun muassa tiedot oppilaiden ja heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisista oloista, kuten elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä, poliittisesta vakaumuksesta, yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä ja osallistumisesta yhdistystoimintaan, sekä tiedot taloudellisesta asemasta, terveydentilasta ja vammaisuudesta. Salassa pidettäviä ovat myös tiedot tehostetun ja erityisen tuen antamisesta, opetuksesta vapauttamisesta sekä näihin liittyvät asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot. Oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot, tiedot oppilaalle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta sekä oppilaan koesuoritukset ovat salassapidettäviä. Oppilaalle annettavat todistukset ovat julkisia lukuun ottamatta todistuksiin poikkeuksellisesti sisältyvää oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia, joka on salassa pidettävä tieto.¹⁷

Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle ja tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Huoltajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan pyytää opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja myös muilta tahoilta¹⁸ . Opetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta oppilaan opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaiselta, muulta sosiaalipalvelujen tai terveydenhuollon palvelujen tuottajalta sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä¹⁹ .

Välttämättömillä salassa pidettävillä tiedoilla tarkoitetaan oppilaskohtaisia tietoja, jotka opettajan on perusteltua saada tietää opetustyön suunnittelemiseksi, koulutyön tueksi sekä oppilaan ja kouluyhteisön turvallisuuden turvaamiseksi. Tiedot ovat opetusjärjestelyjen kannalta oleellisia, merkittäviä ja ajankohtaisia. Tiedon luovuttaminen harkitaan aina tapauskohtaisesti. Tiedot on annettava viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä. Tiedon luovuttaja joutuu aina harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta tiedosta, joka on välttämätön oppilaan tai muiden oppilaiden turvallisuuden varmistamiseksi. Luovutettava tieto voi koskea muun muassa sellaista oppilaan sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteissa huomioon. Yhteistyön ja luottamuksen rakentamiseksi ja turvaamiseksi on syytä pyrkiä aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen, vaikka tiedon luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste,

Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen tai aamu- tai iltapäivätoimintaan, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Uudella opetuksen järjestäjällä on myös pyynnöstä oikeus saada vastaavat tiedot.²⁰ Oppilaan siirtyessä muuhun kuin perusopetuslain mukaiseen opetukseen, esimerkiksi lukioon tai ammatilliseen koulutukseen, salassa pidettäviä tietoja ei voida antaa ilman huoltajan suostumusta.

Kaikki tämän kappaleen säädökset salassapitoasioista koskettavat myös esiopetusta.